הפקת אירועים לחברות הייטק

מה קורה בעולם האירועים העסקיים בשנים האחרונות, למה לכל החברות יש רצון עז מצד אחד להמשיך לייצר אירועים וחוויות חדשות ומושקעות ומצד שני במקביל לחפש פתרונות שכוללים הכל ביחד? תקציבי החברות משתנים בהתאם לרוח התקופה את זה אתם לא צריכים שנספר לכם מה שכן נוכל לספר לכם שאם כל הרצון לחסוך כסף וליצור אירועים מוצלחים מתעוררת לה לאט לאט נישה של מתחמים שמכניסים מפיקי אירועים ללוות את הלקוח ולתת לו שיורת טוב יותר.

יש יתרונות למהלך זה, אך יש גם סוג של אובדן איכות וידע שהוא לפעמים צר. בשורה התחתונה, לאירוע נקודתי שצריך ליצור מסיבה טובה או לקיים אירוע שנתי בתקציב מוגדר, זה יוכל לתת לכם פתרון אטרקטיבי – הכל בהתאם לבקשות שלכם. יחד עם זאת, כשמדובר על הפקת אירועים לחברות הייטק, הדרישה לחדשנות וסטנדרטים גבוהים נשארת בראש סדר העדיפויות.

חברות הפקה יכולות מצד אחד לקחת את האירוע לגבהים חדשים ומצד שני לבזבז כספים מיותרים, המפתח תמיד יהיה בהגדרת מטרות יעדים ומשימות שאתם מצפים באירוע שלכם. בסופו של יום מדובר על זמן כמה שיותר זמן מושקע בתהליך המחשבה הראשוני האירוע יקבל מימד אחר. תכנון מוקדם עם אנשי הפקה עיצוב והספקים הנכונים לעולם לא יוכל להתחלף בפגישה באולם עם איש, מפיק מהמקום בגלל זה חברות הפקה קונות את עולמם ביצירת בידול ושוני בין סוגי האירועים שהם יכולות לייצר עבורכם. כמובן שתמיד שווה להיצמד לדוח תקציב כדי לא לחרוג בעלויות.

מה האפשרויות שלכם, ואיך אפשר למצוא פתרון שיענה על כל הצרכים?

הפקת אירועים לחברות הייטק כך תעשו את זה נכון

אז מה היא הדרך הנכונה להפקה שלכם? כמה זמן פנוי יש לכם ללוות את האירוע, האם הגדרתם מטרות מה יהפוך את האירוע שלכם למוצלח? ברגע שנעשה את כל הדברים האלה יהיה לנו קל יותר להתמקד ומיקוד נותן קו מחשבה צלול שמביא ליעדים המבוקשים ואצלכם זה אירוע מוצלח ומהנה.

למה דווקא לעובדים שלכם צריכה להיות הפקה

זאת שאלה שחוזרת מספר פעמים, אם הם כבר היו בהכל ראו הכל ואתם רוצים ליצור אירוע עסקי יותר מעניין זורם וקצבי כנראה שזאת תהיה הדרך שלכם להעניק להם רגעים קצת שונים. בניית קונספט וסיפור לאירוע תעשה את ההבדל בין אירועים רגילים לאירועים חדשים.

מה אפשר כבר לעשות שעדיין לא עשיתם

בעיקרון הכל, אין באמת דרך לחשוף בפני קהל עובדים את כל האפשרויות, בכל יום רצים לצוותים שלנו עשרות רעיונות תכנים ומחשבות מסרטים, סדרות וקטעים מהמציאות והשגרה שאפשר לרתום עבור האירוע שלכם. מה שאנחנו אוהבים לעשות זה להכיר את העובדים להבין מה היו אירועי העבר לחשוב מה האירוע הקרוב שמתוכנן וכיצד ניתן לקחת אתכם לחוויות חדשות באירוע הקרוב.

איזה מקום תוכלו לבחור כדי להשאיר חותם על חוויה מעולה
המפתח תמיד ליצור את השילוב הנכון בין גודל חלל כמות אורחים והתכנים השונים שאתם הולכים ליצור באירוע. המרחקים השטח התכנון המרווח בין הבר, עמדות האוכל, האטרקציות השונות וזרימת האורחים בחלל הן מפתח להצלחת האירוע שלכם. לחלל אסור להיראות גדול מידי או עמוס מידי ובתוך כל זאת אתם צריך למצוא מקומות לתכנים לאטרקציות וספקים הנוספים.

בהפקת אירועים לחברות הייטק, כדאי להתמקד בעיקר

בעולם שבו הציפיות רק עולות, תכנון אירוע חברה הוא כבר מזמן לא רק "סגירת מקום ותפריט". מדובר בניהול מערכת יחסים מורכבת בין תקציב, חזון ולוגיסטיקה. אז מה באמת חשוב לדעת לפני שיוצאים לדרך?

1. הליווי הצמוד: לא רק חתימה על חוזה

הדבר המשמעותי ביותר בבחירת חברת הפקה הוא הליווי הצמוד. אל תסתפקו בהבטחות כלליות – בדקו את הפרטים הקטנים:

• מספר הפגישות: כמה פגישות יתקיימו בשטח ובמשרד מרגע החתימה ועד יום האירוע?

• חלוקת זמנים: האם יש גאנט עבודה מסודר?

• תרגום חזון למציאות: מי הגורם האנושי שילווה אתכם ויוודא שהבקשות שלכם הופכות לביצוע מדויק בשטח?

טיפ: סיפור טוב שמפתיע את המוזמנים, בשילוב עיצוב נכון ותוכן חדש, הם אלו שייתנו לכם את המיקוד שאתם מחפשים.

2. איך לבחור את הספקים הטובים ביותר?

בכל רמת תקציב ישנם ספקים שבולטים מעל השאר. האיכות שלהם נמדדת ביכולת שלהם להתאים בדיוק אליכם. באירועי חברות, שירות מעולה הוא הבסיס – המשימה להפוך אירוע לבלתי נשכח נהיית קשה משנה לשנה, ולכן האירוע חייב לעבור בצורה חלקה טכנית. הסדר הנכון: קודם מוודאים שהבסיס (תקליטן, צלם, מעצבת) הוא ברמה הגבוהה ביותר, ורק אז עוברים לשלב הבא.

3. תוכן שיוצר חוויה (ולא רק "ממלא זמן")

כדי לבחור תוכן, הגדירו קודם את סוג האירוע: מסיבת חברה פרועה, אירוע רבעוני ממוקד או כנס מקצועי?

• המעטפת: התוכן מתחיל ב"סיפור" של האירוע – מהכניסה וקבלת הפנים, דרך המיתוג על המסכים ועד למתנות הקטנות.

• השיא: הופעות, הרצאות, קליפים חדשניים או מנחה מקצועי שיוצק תוכן אישי על החברה והעובדים.

• התאמה אישית: אל תפחדו לדרוש אטרקציות שנבנות במיוחד לצרכים שלכם.

4. הפקת אירועים לחברות הייטק – למי זה מתאים?

זהו הפתרון האידיאלי לחברות צעירות ודינמיות שרוצות "חברת הפקות בראש שלהן". המטרה של כל מנהלת משאבי אנוש היא להשאיר חותם, לגרום לעובדים לדבר על האירוע חודשים אחרי ולקבל את ההכרה מהבוסים. כדי להגיע לזה, אתם צריכים חיבור אנושי למפיק או למפיקה שילוו אתכם.

5. זמן וניהול לוחות זמנים

בין אם האירוע בעוד שבוע או בעוד שנה – לוחות זמנים הם קריטיים. תכנון מוקדם כולל תיאומי ספקים, סקיצות מסודרות ובניית מהלך אירוע (לו"ז זרימה). ככל שתצליחו לרכז את המשימות והתכנים בפרק זמן מוגדר וממוקד, כך רמת ההצלחה של האירוע תעלה.

6. רמת המעורבות שלכם

כמה אתם באמת רוצים להיות "בתוך זה"? רמת המעורבות תלויה בחשיבות האירוע. אתם יכולים להיות שותפים מלאים ליצירת העניין, או להגדיר מראש את הצרכים ולתת לצד השני לקחת אחריות מלאה. כך או כך, שיתוף פעולה הדוק בין החברה למפיק הוא המפתח לעלייה משמעותית בשביעות רצון העובדים.

אז איך כדי לכם לקחת את האירוע שלכם מכאן

מסקנות חשובות – שאפשר לעשות אירועים במקומות עם ליווי חלקי מצד הפקה אבל, תלוי מה האירוע אם מדובר במסיבה טובה או שצריך ממש לספר סיפור וליצור תוכן.

תכנית עבודה – הגדירו זמנים חלקו את כל האירוע לשלבים, מפרטים, תכנים, נותני שירותים. בדרך זאת יהיה לכם קל יותר להבין עד כמה גדול או פשוט האירוע הקרוב שלכם ובהתאם תוכלו להחליט האם תרצו עזרה וליווי חלקי או מקיף לאירוע הקרוב.

סיור שטח – לפני שסוגרים, לפני האירוע. חשוב. לאחר סגירת ספקים צריך ליצור העמדה של האירוע כיצד כל ספק בכל אזור מקבל את המיקוד הנכון וכיצד הוא משתלב בתוך התוכן של האירוע שלכם.

סגירת מקום – חוזה מותנה טעימות, חוזה שיכלול התייחסות לאורחים נוספים, אפשרויות ביטול או דחית אירוע. שסוגרים מקום צריך לעבור על כל הפרטים הקטנים. לפעמים דווקא שם תמצאו את שהפוקוס שאתם מקדישים הוא חשוב לא פחות.

בחירת ספקים – בשתי מילים, שיתחברו לסיפור. זה מאוד פשוט אירוע טוב צריך להעביר סיפור, מסר, חוויה חדשה. שאתם יוצרים אירוע משוקע אתם תרצו ספקים שרוצים להוכיח את עצמם ומוכנים להגיע ולתת את 150% כדי שהאירוע שלכם יהיה מעולה.

רוצים לשמוע עוד על ליווי, ניהול והפקת האירוע העסקי לחברת הייטק שלכם
יש לנו צוות מפיקים שחשוב אחרת מכולם, שיודע לשלב בין הצרכים שלכם לבין הטרנדים החדשים בעולם ובכך להבטיח לכם תמיד להיות בראש מבחינת דרכי מחשבה, עיצוב, ספקים חדשים.
לעוד מידע, יעוץ או עזרה אתם מוזמנים ליצור אתנו קשר לתיאום פגישה

שלכם צוות אול פלייסס