אירועי חברה קטנים: הדרך להפקת גיבוש בוטיק באפס תקלות

הפקת אירוע חברה קטן, לרוב לצוותים המונים בין 20 ל-80 עובדים, דורשת מעבר חד מחשיבה של "מסיבת המונים" לחשיבה של אירוח במסעדת מישלן. באירועים אינטימיים אי אפשר להסתיר אוכל בינוני או חלל לא מתאים בעזרת רעש, לייזרים והמון אדם; כל פרט מורגש, ולכן התקציב מנותב ישירות לחומרי גלם משובחים, שירות מוקפד ולוקיישן שמרגיש אקסקלוסיבי ועוטף.

השורה התחתונה:

• חללים עוטפים: אולמות גדולים מייצרים תחושת ריקנות ומבוכה. הפיצוח הוא סגירת יקבי בוטיק, מסעדות שף פרטיות, גלריות אינטימיות או וילות סגורות.

• תקציב ממוקד איכות: פחות אנשים אומר יותר כסף פנוי לכל עובד. זה הזמן להשקיע בנתחי פרימיום, קוקטיילים מורכבים ותוכן אישי.

• שבירת הדיסטנס: אירוע קטן מאפשר למנכ"ל ולעובד הזוטר לשבת על אותו הבר. האווירה צריכה להיות של לאונג' משוחרר ונטוורקינג, לא של כנס רשמי.

• תוכן אקטיבי: שילוב של סדנת בשרים, מיקסולוגיה או טעימות יין עובד פנטסטי בקבוצות קטנות, מפרק מבוכה ארגונית ומייצר שיח אמיתי.

למה אירוע קטן הוא בעצם האתגר הכי גדול של ה-HR?

יש נטייה לחשוב שאירוע ל-40 איש הוא קלי קלות לעומת אירוע ל-400 איש. בשטח, המציאות הפוכה. כשאתם מרימים מסיבת ענק, אם הדיג'יי מנגן שיר בינוני או שאחת מעמדות האוכל קצת מתעכבת, רוב האנשים לא ישימו לב כי הם נבלעים בהמון. באירוע בוטיק, הכל נמצא תחת זכוכית מגדלת. אם הבשר יבש, כולם ידברו על זה. אם המוזיקה לא מתאימה, כולם יישבו בטלפונים.

האחריות שלנו כמפיקים היא לתפור חליפה מדויקת למידות הצוות. אנחנו לא מחפשים "להעביר את הערב", אלא לייצר גיבוש עמוק. כשהצוות קטן, המטרה היא לגרום לאנשים שעובדים יחד באותו אופן ספייס לדבר על החיים עצמם, לצחוק יחד, ולהשתחרר מהטייטלים המשרדיים. זה קורה רק כשהסביבה משדרת להם שהשקיעו בהם באמת.

איך בוחרים לוקיישן שלא יבלע את העובדים?

חוק הברזל בהפקת אירועי בוטיק הוא התאמת הנפח לכמות הקהל. אם תכניסו 50 עובדים לאולם שתוכנן ל-200 איש, גם אם תשימו מחיצות ופרגודים, התחושה תהיה של מקום ריק וקפוא. העובדים ירגישו שחסרים אנשים והאנרגיה תצנח.

אנחנו מחפשים חללים שהקירות שלהם "מחבקים" את הקהל. הנה מיפוי של האופציות המובילות לאירועי צוות וההתאמה הלוגיסטית שלהן:

כולנו רוצים ליצור אירוע מהנה ומוצלח לאורחים. כדי שנקיים חוויות מעולות לעובדים חשוב להגדיר מה הצרכים שלכם. איזה תכנים חשוב לכם שהעובדים יחשפו עליהם איזה פעילויות נכון לשלב וכמובן מה נגיש לאורחים לאכול. המפתח באירועים קטנים זה היכולות להיות מאוד מדויקים בבחירת כל המרכיבים השונים ביחד.

במדריך הזה החלטנו לעבור אתכם על הנושאים החשובים בארגון אירוע קטן לעובדי החברה, אנחנו מקווים שבעזרת הדוגמאות והמידע שאספנו עבורכם תוכלו ליצור את החוויות שתרצו. להלן טיפים להפקת אירועי חברה קטנים.

אירועי חברה קטנים מאיפה מתחילים?

בוא נתחיל בבסיס תהליך ההפקה ונתקדם צעד אחר צעד עד המשימות שצריך לבדוק ביום האירוע.

1. כמות אורחים – אחת השאלות המרכזיות שתצטרכו לשאול את עצמכם לפי ארגון של אירועי חברה קטנים היא, כמה מוזמנים יש באירוע הקטן שלכם? לרוב התקציב נקבע בהתאם למספר האורחים, חשוב לשים לב שבאירועים קטנים התקציב לאורח צריך להיות מתומחר גבוהה יותר כדי ליצור חוויות ודברים מעניינים. כן יש אפשרות לקבל הנחות מספקים לרוב מדובר על קבוצות גדולות אבל אם מדובר בחברה שיש לה מספר מחלקות זה יכולה להיות דרך להוזיל עלויות.

2.ביום או בערב – מה אתם מעדיפים, אירועי בוקר יותר קלילים בהרגשה משוחררים בערב אפשר להכניס יותר עניין. שבוחרים לקיים אירוע חברה קטן חשוב להחליט על השעות והזמנים. האם אתם רוצים לקיים מספר פעילויות במקביל? שווה אולי לנסות לרכז חלק מהפעילויות למתחם אחד וכך לחסוך זמני נסיעה.

3. בחירת מקום – מה עונה על הצרכים שלכם? האם זה מקום פתוח או סגור? האם אתם מתכננים הופעה או פעילויות עם הרבה תכנים. האם מדובר באירוע חברה אתגרי ומגבש או אירוע שמשלב יותר פינוקים. בחירת המקום צריכה להתאים לספקים ולרעיונות הנבחרים כדי שהחלל הפתוח או הסגור ישרתו אתכם בצורה הכי טובה.

4. בחירת ספקים – המפתח שיעשה את ההבדל בכל אירוע היה ותמיד יהיה האנשים שילוו אתכם. השף הפרטי שתסגרו, בר הקוקטיילים המשובח, המוסיקה שDJ ינגן והציוד שתוכלו לשכור. כדי ליצור חוויות מעולות תבחרו בספקים שירכיבו נכון את האירוע שלכם, תחשבו על קונספט על זרימה כיצד המוסיקה היוונית תתחבר עם בחירת המקום והנוף והציוד שתשכירו יחד עם האוכל והמשקאות הנלווים וכמובן המיתוג והעיצוב הדרושים.

5. לוחות זמנים ואטרקציות בשילוב תכנים– הגענו לחלק החשוב כל האירוע שלכם הולך להיות מעולה עכשיו צריך רק לתזמן נכון את כל הספקים ולהכניס קצת הפתעות לאורחים. באירועי חברה חשוב לבנות לוחות זמנים נכונים שיעבירו את האורחים שלכם בין החלקים השונים של האירוע מבלי שהם ישתעממו או יתעייפו יותר מידי. כדי להכניס עניין בין חלקי האירוע השונים, בחרו אטרקציות נכונות שישרתו את המטרות שלכם לדוגמה בשלב ההגעה למתחם תוכלו לבחור בפעילות תוכן משותפת ומהנה, ולאחר הארוחה יוכל להיות נחמד להכניס קצת קצב עם הרבה תנועה והופעה טובה.

אירוע חברה קטן תתחילו במקום ובתקציב

התקציב שלכם יאפשר לכם להכתיב כיצד כל האירוע הולך להיראות. בין אם התקציב מוגבל או לא האפשרויות רבות וניצול נכון של התקציב יהפוך את החוויות שלכם למהנות במיוחד. בין סוגי המקומות המומלצים לאירוע חברה קטן מסעדות שף, חללי בוטיק במידה ותרצו יותר פרטיות, גגות לאירועים, וילות קטנות, אולמות אירועים קטנים, לופטים, ומבחר מקומות עתיקים.

אירועים קטנים ובלתי נשכחים

תמיד תשאפו להרכיב את האירוע המוצלח והמנה ביותר. לא תמיד תוכלו לשלב את כל הרעיונות שלכם אבל התמקדות במספר נושאים תוכל לעשות את העבודה ולהבטיח לכם שהאירוע יעבור בהצלחה מרובה. כדי לרגש ולהפתיע אתם צריכים לחדש לגוון לשנות קונספט ומקום. אתם צריכים להעביר את האורחים שלכם בין חוויות שונות כדי שהם לא ישתעממו ויוכלו להיות מופתעים מחדש.
בחרו את 2 המרכיבים החשובים ביותר עבורכם ומשם תבנו את האירוע.

איך מנהלים תוכן בקבוצה קטנה בלי להביך אף אחד?

קבוצה של 40 עובדים לא תמיד תקום לרקוד בטירוף, במיוחד אם מדובר בצוות שלא מורגל במסיבות. אם תביאו דיג'יי שיפציץ בווליום של מועדון, העובדים פשוט ייצאו לעשן ולא יחזרו.

התוכן באירוע קטן צריך להיות חכם ואקטיבי. סדנאות הן הפתרון המושלם כאן. סדנת מיקסולוגיה שבה מחלקים את העובדים לזוגות כדי לרקוח קוקטיילים, או סדנת קרניבורים ועישון בשרים שבה עובדים יחד סביב גריל פחמים – אלו הפעלות שלא דורשות מאמץ פיזי מביך, אבל מייצרות המון צחוק, תחרותיות בריאה ונושאי שיחה טבעיים. אם בכל זאת רוצים תוכן מונחה, הרכב ג'אז או בוסה נובה קטן שמופיע ברקע, או אמן חושים/סטנדאפיסט שעשה תחקיר מעמיק על הצוות, יכולים להרים את הערב מבלי להשתלט עליו.

שאלות נפוצות על ארגון אירועי חברה קטנים

האם זה נכון להזמין דיג'יי לאירוע של 30 עובדים או שפלייליסט יספיק? פלייליסט לעולם לא קורא את החדר. הוא לא יודע מתי הצוות סיים לאכול וצריך קצב מהיר יותר, והוא לא יודע מתי מנכ"ל החברה התחיל לדבר עם העובד החדש וצריך להוריד קצת את הווליום. גם באירוע של 30 איש, דיג'יי מקצועי (כזה שמתמחה בברים ומסעדות, לא בחתונות) הוא סופר-חשוב. הוא מנהל את האנרגיה של הערב, משלב מוזיקת עולם, דיפ-האוס ופאנק בהתאם לשלבי הארוחה, ודואג שהאווירה תישאר מחשמלת אך נעימה.

איך מחלקים נכון תקציב של אירוע חברה אינטימי? באירועי ענק, התקציב נבלע בהגברה מטורפת, מסכי ענק ועיצוב. באירוע קטן, אנחנו הופכים את הפירמידה. הרוב המוחלט של התקציב (סביב 70%) צריך להיות מושקע בחומרי הגלם: אלכוהול סופר-פרימיום ואוכל ברמת מסעדת שף. העובדים שלכם רוצים לאכול טוב ולשתות טוב. שאר התקציב יופנה ללוקיישן עצמו (שחוסך לכם עיצוב אם הוא יפה מטבעו) ולתוכן איכותי. אל תבזבזו כסף על מיתוג מוגזם או מתנות קטנות מפלסטיק שאף אחד לא לוקח הביתה.

האם אפשר לעשות אירוע קטן בשטח פתוח או שזה יקר מדי? להקים אירוע בשטח (יער, חוף ים מבודד) מאפס זו אופרציה יקרה שכוללת הבאת גנרטורים, שירותים ניידים, תאורה ואישורי מהנדס. להעמיס את כל ההוצאות הקבועות האלו על 40 עובדים ייקר את מחיר המנה לרמה לא הגיונית. הפתרון שאנחנו מיישמים הוא איתור שטחי "חצי-טבע". אלו הם יקבים, חוות חקלאיות מוסדרות או מתחמי גלמפינג (Glamping) שכבר מחזיקים בתשתיות חשמל, שירותים ורישוי, אך עדיין מספקים את חוויית האסקפיזם והטבע שהצוות מחפש, בחלק קטן מהעלות של הקמת שטח פראי.

מה עושים אם הצוות מורכב מעובדים עם תחומי עניין מנוגדים לחלוטין? זהו האתגר הקלאסי של חברות הייטק: המפתחים רוצים לשחק בפלייסטיישן ולשתות בירה, ואנשי המכירות רוצים לרקוד עם שוטים של טקילה. הפיצוח ההפקתי במקרה הזה הוא יצירת "מיקרו-מתחמים" בתוך חלל אחד. אנחנו בוחרים לופט או וילה שיש בהם כמה חדרים או מפלסים. באזור אחד מציבים את עמדת הדיג'יי והבר המרכזי למי שרוצה אקשן, ובאזור שני (מרפסת פתוחה או חדר פנימי מעוצב) אנחנו מקימים לאונג' רטרו עם משחקי שולחן, ספות קטיפה וויסקי טוב למי שמחפש שיחה שקטה. ככה כולם יוצאים מרוצים מאותו תקציב.

בואו נתפור לצוות שלכם ערב מדויק

אירוע חברה קטן הוא ההזדמנות שלכם להראות לעובדים שאתם רואים אותם באמת. אין כאן מקום לפשרות של קייטרינג בינוני או חלל חסר אופי. אתם צריכים מקום שישדר יוקרה אבל ירגיש כמו בית, ואופרציה שתאפשר גם לכם ליהנות מהערב בלי לרוץ אחרי מלצרים. יש לנו רשימה סודית של חללי אירוח ומסעדות שמחכים בדיוק לקבוצות בסדר הגודל הזה, ויודעים לתת שירות של מיליון דולר. דברו איתנו, ספרו לנו על הדינמיקה של הצוות, ונתחיל להרכיב להם את הערב שיחבר ביניהם מחדש.

זקוקים לעזרה בהפקה בתכנון או מציאת המקום תמיד תוכל ולהתקשר לשלוח או מייל או לקבוע אתנו פגישה ונשמח לעזור בברכה צוות אול פלייסס.