אירוע חברה בטבע: איך מרימים פסטיבל שטח מטורף באפס תקלות לוגיסטיות

הפקת אירוע חברה בטבע היא הפעולה של הקמת מתחם אירועים פרימיום מאפס, בלב יער, במדבר או על חוף ים, במטרה לספק לעובדים חוויית אסקפיזם וניתוק מוחלט מהשגרה. בשונה מאולם שיש בו קירות, מיזוג וחשמל זמין, יציאה לשטח דורשת אופרציה הנדסית מורכבת הכוללת שינוע גנרטורים, הקמת קרונות שירותים, פתרונות אקלים, וקבלת אישורי בטיחות מחמירים כדי להבטיח אירוע בטוח ומרשים.

נקודות מפתח להפקת שטח:

• בונים עיר ללילה אחד: כל כבל חשמל, כיסא, פנס וטיפת מים מובאים לשטח במיוחד. ההסתמכות על תשתיות קיימות בטבע היא אפסית.

• רגולציה ורישוי: הפקה חוקית שמכוסה ביטוחית דורשת חתימות של מהנדס בטיחות (קונסטרוקטור), מהנדס חשמל, ולעיתים אישורי משטרה וכיבוי אש, כדי למנוע סגירה פתאומית של המסיבה.

• תוכנית מגירה אקלימית: חובה להחזיק פתרונות מוכנים לשינויי מזג אוויר – מרשתות צל ומצננים תעשייתיים בקיץ, ועד אוהלי מתיחה אטומים ופטריות חימום בעונות המעבר.

• אבטחה וגידור: שטח פתוח מזמין אורחים לא קרואים. תיחום וירטואלי ופיזי של האזור, יחד עם צוות אבטחה סמוי, מבטיחים שהאירוע יישאר סגור רק לעובדי החברה.

למה לשבור את הראש (ואת התקציב) ולצאת החוצה?

מנהלות רווחה ומנכ"לים שמגיעים אלינו שואלים לא פעם את השאלה המתבקשת: "למה שלא נסגור פשוט אולם במרכז ונגמור עניין?". התשובה נמצאת בפרצופים של העובדים ביום שאחרי. כשאתם מזמינים עובדים לעוד אולם אירועים שבו חגגו בשבוע שעבר חתונה, הם נכנסים למוד פסיכולוגי של "אירוע עבודה". הם יאכלו, ישתו ויחתכו הביתה.

כשאתם מביאים אותם לקרחת יער שמאירה את העצים בפנסי שטיפה, עם עמדות של בשרים מעושנים, פוד-טראקס, מוזיקת לייב ואווירה של פסטיבל אינדי – אתם שוברים להם את התבנית. הפקת שטח מייצרת תחושת פרימיום והשקעה ששום קיר גבס לא יכול לשדר. זה ה-ROI (החזר השקעה) האמיתי של מיתוג מעסיק: העובדים מרגישים שהחברה יצאה מגדרה כדי לפנק אותם במשהו פראי, אותנטי ושונה מכל מה שהכירו.

האנטומיה של הפקת שטח: מה באמת עולה כסף?

הרבה אנשים חושבים שאירוע בטבע הוא זול יותר כי "אין דמי שכירות על האולם". המציאות הלוגיסטית מוכיחה את ההפך. כשאתם יוצאים לטבע, אתם משלמים על שינוע והקמה של תשתיות שעולות הון. כדי שתבינו לאן הולך התקציב, הנה הצצה למנוע שמאחורי הקלעים:

אז בא לכם להתנתק מכל רעשי הרקע ולחוות אירוע ממש בטבע? תנו לנו להסביר לכם בקצרה את כל האפשרויות לאירוע חברה בטבע. אירוע חברה מצריך תכנון מוקדם, הסעות, הגדרת זמנים, מציאת מיקום, הוצאת ביטוחים ואישורים שילוב ספקים נכונים ובניית קו לאירוע. ברחבי הארץ במרכז בדרום בשפלה ובצפון יש מבחר גדול של מקומות בטבע שניתן לקיים פעילויות חברה ולקיים כמובן גם אירוע ארוך יותר המשלב ארוחות אטרקציות והפעלות שונות.

איפה מארגנים אירועי חברה בטבע

אירועי חברה בטבע מתקיים לרוב ביערות, נהרות, מקורות מים, באזורים מדבריים, נקודות נוף שפשוט תענוג להיות חלק מהתפאורה הנפלאה ואפילו ניתן לארגן אירוע חברה בים בחוף פרטי. בהתאם למקום הנבחר נוכל להמליץ לכם השעות הנכונות לקיום אירוע. למדבר יש קסם מיוחד באירועי חברה בערב, ליער יש את הרומנטיקה שלו, לים בצהרים לראות ולשמוע את הגלים ואירוע ליד הנהר תמיד מלא בהפתעות חדשות.

כל אירוע טוב בטבע נשען התכנון ועל הלוגיסטיקה. לאחר שאיתרנו עבורכם את המקום המועדף ודאגנו לכל האישורים האפשריים, צריך לדבר על האוזרים השונים מי הספקים שבחרתם וכיצד להתאים את השטח לכל התכנים השונים.
אירוע חברה בטבע יוכל להיות מוקד לארוחה טובה או פעילות או שהוא יוכל לשדר נוכחות מלאה ולארח מספר שעות במתחם. כדי לארח את העובדים מספר שעות במתחם נצטרך לדואג לכל הלוגיסטיקה כגון: גנרטורים, תאי שירותים, במות במידת הצורך, מערכות הגברה ותאורה, הדברה נגד מעופפים, ריהוט אלטרנטיבי והושבה, חברה לשירותי בר, קייטרינג טוב וכמובן מוזיקת רקע לאווירה.

שילוב של טבע ואורבניות

ישנם אפשרויות נוספות לקיום אירוע ליד הטבע או בטבע אורבני כלומר ניצול משאבים קיימים כמו פארקים המשלבים תאי שירותים אזורי פיקניק מסודרים אגמים מאורגנים ובכך תוכלו ליצור חוויה מהנה רק עם פחות התעסקות ובתקציב זול יותר. יתרונות של אירוע חברה שכזה שמרחש בטבע האורבני שהוא בדרך כלל קרוב נגיש ניתן לקיים שם אירועים בהתראה קצרה ואפשר ליצור חוויות נעימות בעלות יחסית אטרקטיבית.

קולינריה של טבע: לא מה שחשבתם

כשאין מטבח קצה מנירוסטה מאחורי הקלעים, צריך לחשוב על אוכל במונחים של שטח. להגיש פילה בקר עם פירה כמהין בצלחת חרס לבנה באמצע יער זה גם לא פרקטי, וגם מפספס את האווירה.

אירועי טבע דורשים קולינריה אקטיבית וחיה. אנחנו מביאים לשטח מעשנות בשר ענקיות שעובדות 12 שעות מראש ומפיצות ריח שמשגע את האורחים מהחניה. אנחנו מקימים טאבוני אבן ניידים שמוציאים מאפים רותחים מול העיניים, ומפזרים משאיות אוכל (Food Trucks) מעוצבות שמגישות מנות רחוב מוקפדות (קוקי סאן ז'אק, טאקו אסאדו, סביצ'ה טרי). שיטת ההגשה הזו, שבה העובדים מסתובבים בין התחנות, לוקחים ביס, שותים בירה וממשיכים הלאה, שומרת על הדינמיות של הפסטיבל ומונעת תחושה של "חדר אוכל".

שאלות של מנהלות HR לפני יציאה לשטח (בלי פילטרים)

מה עושים אם ביום האירוע יש שרב קיצוני או גשם מפתיע? מזג האוויר הוא הבוס האמיתי של הפקות השטח. מפיק טוב לא סומך על התחזית, הוא מתכונן לגרוע מכל. בעונות המעבר (אביב/סתיו), אנחנו בונים מראש קונסטרוקציות אלומיניום סמויות שמאפשרות לנו לפרוס אוהלי מתיחה ענקיים ואטומים בתוך כמה שעות. בקיץ הישראלי, אנחנו מציבים מצנני אוויר תעשייתיים (צ'ילרים מבוססי מים) סביב כל פינות הישיבה ורחבת הריקודים, ומתזמנים את תחילת האירוע לשעות שבהן עומס החום נשבר.

איך נשים שהגיעו עם עקבים יסתדרו על אדמה או חול? הן לא יסתדרו, ולכן ניהול הציפיות מתחיל בהזמנה. חובה לכתוב בבירור "קוד לבוש: קז'ואל, נוח ושטוח". עם זאת, תמיד יהיו מי שיגיעו עם עקבים. הפתרון הלוגיסטי שלנו הוא כפול: קודם כל, אנחנו מרצפים את אזורי הליבה (רחבה, בר, מעברים מרכזיים) בשטיחי קוקוס עבים או בבמות עץ. שנית, אנחנו מציבים בכניסה למתחם עמדה יפהפייה עם עשרות כפכפי אצבע ממותגים של החברה. העובדות חולצות את העקבים, מקבלות כפכף נוח ומתחילות את המסיבה באמת.

כמה זה באמת יותר יקר מאשר לעשות את האירוע באולם? צריך להסתכל לאמת בעיניים: הפקת שטח אמיתית, בטוחה וחוקית, יקרה יותר ב-30% עד 50% מהפקת אולם עם אותה כמות קהל ואותה רמת קייטרינג. תוספת העלות נובעת נטו מהלוגיסטיקה – רישוי מהנדסים, שכירת גנרטורים, קרונות שירותים, אבטחה היקפית, ותאורת שטח. אם מישהו מציע לכם אירוע בטבע במחיר של אולם, הוא כנראה חותך פינות בבטיחות או ברישוי – וזה סיכון ששום ארגון לא יכול לקחת על עצמו.

האם כל שטח פתוח או יער דורש אישורי משטרה? חוק רישוי עסקים הוא מאוד ברור בנושא של אירועים המוניים תחת כיפת השמיים. כל אירוע שמונה מעל 500 איש מחייב הוצאת פריט רישוי ספציפי (אירוע חד-פעמי) מהרשות המקומית וממשטרת ישראל. גם באירועים קטנים יותר, חובה להחזיק תוכנית בטיחות חתומה על ידי מהנדס, ואישור תקינות חשמל. אנחנו ב-AllPlaces מחזיקים מחלקת רישוי שלמה שחוסכת לכם את הבירוקרטיה ומטפלת בכל הניירת מול הרשויות, כדי שהאירוע יהיה מבוטח ב-100%.

אז למי בעצם מתאים הפקת אירוע חברה בטבע?

ובכן לחברות שכבר עשו הכל וצריכות את הדבר הבא, לארגונים שמחוברים לסביבה ורוצים לנתק את עובדי החברה מכל השגרה ולהכניס אותם להרפתקתה מהנה, ולאו שאוהבים ליצור דברים בסביבה הכי טבעית שיש. אירוע כזה מבטיח לכם שינוי אווירה לא עוד חלל סגור או מועדן או גן אלא באמת יציאה ושילוב של חוויות שאפשר להשיג רק תחת כיפת השמיים.

בואו נוציא את החברה שלכם מהמזגן

להרים פסטיבל שטח לעובדים זה ללכת על כל הקופה. זה האירוע שמצטלם הכי טוב, שמייצר הכי הרבה דיבור במסדרונות, ושמראה לעובדים שאתם ארגון שחושב רחוק וגדול. אבל כדי שזה לא ייגמר באסון לוגיסטי של חשמל שנופל או אוכל קר, אתם חייבים נבחרת שמכירה את השטח כמו את כף ידה. אנחנו יודעים איך לקחת קרחת יער שוממת ולהפוך אותה למועדון אקסקלוסיבי ללילה אחד, בלי לוותר על טיפת נוחות. השאירו לנו פרטים, נגיע אליכם למשרד, ונתחיל לשרטט את הפסטיבל הבא שלכם. מתי מתחילים?

צריכים אירוע חברה בטבע שיהיה יצירתי שונה ומופלא? בוא ניצור אחד כזה עבורכם!