אירוע חברה במשרדי החברה – בואו לשמוע איך עושים זאת נכון!

אז לפעמים לקיים את האירוע החברה במשרדי החברה יוכל להיות חוויה מעולה קצבית ומהנה.
במידה והמשרדים שלכם מאפשרים זאת ניתן להביא מעטפת שלמה של ספקים מחברות קייטרינג, בר, עיצוב, מיתוג, אטרקציות הפעלות, מוזיקה וציוד שישדרגו את האירוע הקרוב שאתם מתכננים לקיים.

איך מתחילים ועל מה חשוב לשים לב

כאשר אנחנו מתכננים אירוע במשרדי חברה אנחנו מתחילים בסיור שטח במקום, בדיקת תשתיות החשמל, השטחים שבהם ניתן לשלב את ספקי הקייטרינג והבר. אזור למופעים/ריקודים, אזור לקבלת פנים תמונות ואטרקציות בגדלים שונים. הרעיון ליצור מעבר בין אזורים בצורה החלקה ופשוטה ביותר ובכך להעניק לעובדים דרך קלה ופשוטה להתחבר ליום והקונספט.

לשיחת ייעוץ ופרטים נוספים לחצו

איזה אירועים אפשר להפיק במשרדי החברה?

סוגי האירועים מגוונים  מאוד ותלויים בשטחים הקיימים:
אירועי חברה עבור חג כגון פורים, הרמות כוסית,  משחקי חשיבה ואתגר ועד  Happy hour מגניב וצבעוני.
לכל סוג של אירוע שכזה ניתן להגדיר תקציב ולבנות סביב סוג האירוע המבוקש את מעטפת הספקים הנכונה ביותר לצרכים שלכם.

רוצים דוגמה לאירוע חברה בפורים שהפקנו במשרדי חברה? 

התחלנו עם מטבח פתוח לאורחים שבו הוכנו מנות אוכל רחוב מעולות עם צוות טבחים מוביל, באותו חלל של גן פתוח שילבנו את מבנה הבר וצוות הברמנים דגאו לבר תוצרת חוץ מעולה עם קוקטיילים ששולבו במהלך כל האירוע. אזור המטבח פונה ושם יצרנו רחבת ריקודים נעימה +אזור לתחרות תחפושת כאשר האטרקציות ועמדות הצילום שולבו בכניסה למשרדים.

אז מה שמונת (8) המרכיבים לאירוע חברה נכון במשרדים ?

1. אוכל – אוכל רחוב קל טעים זורם עם מבחר מנות

2. בר -אלכוהול מעולה עם מספיק צוות ברמנים שיוכלו לתת שירות טוב.

3. אטרקציות – בהתאם לאופי האורחים משקפי מציאות מדומה, שולחנות משחק, עמדות קריוקי בחדר נפרד 🙂

4. עיצוב ומיתוג המתחם -שילוב מיתוג מעמדות הצילום ועד דגלים/דגלונים  ושלטים מעוצבים בעמדות האוכל והבר.

5. הגברה ותאורה – לשינוי האווירה בחלל ויצירת הרגשה של קלאב זורם בלב המשרדים.

6. השכרת ציוד – שילוב מערכות הושבה,כריות שולחנות בר וקפה שיעניקו למקום תחושה בית.

7. מוזיקה  – DJ טוב זה חלק משמעותי מיצירת האווירה שינוי בהתאם לקבלת הפנים והריקודים,
התאמת מוזיקה בזמן תחרות תחפושות.

8. מנחה טוב – תמיד יוכל להרים את האורחים עם הומר, סטנד אפ או מופע חושים מסעיר.

איך בונים תקציב ?

אירוע חברה במשרדים שונה מ Happy hour יש יותר דגש על תקציב גדול יותר, שפע של ספקים וירידה לפרטים גדולה שיותר שתאפשר לקיים אירוע של 5-6 שעות ולא רק פעילות של שעה.
הרעיון בבניית תקציב להגדיר נכון מה הצורך שלכם ועל מה הייתם רוצים לשים דגש.

האם ניתן לעשות לבד או כדי לקחת מפיק/ חברת הפקה?

הפקת אירוע חברה ע"י צוות מנוסה יכולה להקל על התהליך בטח שמדובר במשרדים שלכם וחשוב שהכל יהיה מדויק ויהיה ארגון וסדר במהלך האירוע וגם אחריו. אנחנו תמיד ממליצים לבנות ולשלב את הלקוח בתוך התהליך ובכך אפשר ליצור את החוויה הטובה ביותר לגיבוש העובדים.

לשיחת ייעוץ ופרטים נוספים לחצו

הפקת אירוע חברה במשרדי החברה: איך להפוך את האופן-ספייס ללוקיישן מנצח

ארגון אירוע חברה במשרד הוא הרבה מעבר להזמנת מגשי אירוח ובירה. כדי להפוך את חלל העבודה שלכם למתחם אירועים לכל דבר, נדרש תכנון לוגיסטי חכם שמשנה את האווירה מקצה לקצה בלי לפגוע בתשתיות המשרד. ב-AllPlaces אנחנו יודעים לקחת כל משרד, קטן או גדול, ולייצר בו חוויה סוחפת שמנתקת את העובדים מהשגרה, ממש בתוך הבית.

השורה התחתונה

• הסטת תקציבים: חיסכון בעלויות השכרת לוקיישן חיצוני מאפשר השקעה מאסיבית יותר בקולינריה, אלכוהול ותוכן איכותי.

• הנדסת חלל: תכנון זרימת קהל (Flow) וחלוקה לאזורים (Zoning) הם קריטיים כדי למנוע צפיפות סביב עמדות המזון והבר.

• תשתיות ובטיחות: חובה לבצע סיור קבלנים מקדים לבדיקת עומסי חשמל, דרכי גישה למעליות משא ופינוי אשפה.

• אפקט פסיכולוגי: עיצוב ותאורה נכונים משנים את התדר וגורמים למשרד להרגיש כמו מועדון או מסעדת שף לשעבר.

למה להרים אירוע דווקא במשרד (ומה הקאץ')?

בראייה של הנהלה ומשאבי אנוש, לעשות אירוע חברה במשרדי החברה זה צעד חכם. העובדים לא צריכים לנווט למקום לא מוכר, התקציב מנוצל בצורה חכמה יותר, ויש לכם שליטה מלאה על הלו"ז ועל המיתוג.

הקאץ' מגיע כשמנסים לעשות את זה לבד. משרד נועד לעבודה, לא למסיבות. תאורת הפלורסנט צועקת "ישיבת צוות", האקוסטיקה בנויה לשיחות זום, ושקעי החשמל הרגילים יקפצו ברגע שתחברו אליהם תנורי חימום של קייטרינג ופנסי תאורה. כאן בדיוק נכנס הניסיון של AllPlaces בשטח. אנחנו מגיעים כדי לפתור את הפער בין מה שהמשרד יודע לתת ביומיום, לבין מה שאירוע פרמיום דורש.

האתגרים הלוגיסטים בהפקת אירוע משרדי (ואיך אנחנו פותרים אותם)

כדי שהאירוע יזרום חלק, אנחנו מסתכלים על המשרד שלכם בעיניים של מהנדסי הפקה. יש כמה נקודות תורפה שאנחנו מטפלים בהן מראש:

1. עומסי חשמל: רוב קומות המשרדים לא בנויות לעומס של עמדות טיגון, מכונות אספרסו תעשייתיות, מערכות הגברה ותאורת שטיפה. אנחנו ממפים את לוחות החשמל ודואגים לפיזור עומסים תקני (לעתים תוך שימוש בגנרטורים מושתקים וחיבורי תלת-פאזה חיצוניים).

2. פינוי ואחסון ריהוט: אי אפשר לרקוד בין כיסאות ארגונומיים. אנחנו מנהלים את האופרציה של קיפול, אחסון מאובטח, והחזרה של הציוד המשרדי למקומו מיד בתום האירוע, כך שבבוקר שאחרי המשרד מתפקד כרגיל.

3. אקוסטיקה ורעש: חללי אופן-ספייס נוטים לייצר הד. אנחנו משתמשים בפתרונות ריהוט רך, חיפויים זמניים (Draping) ומיקום חכם של רמקולים כדי לייצר סאונד נקי שלא מחריש אוזניים, וכדי לא להפריע לחברות השכנות בבניין.

קונספטים שמשנים את כללי המשחק

במקום להסתפק בהאפי-האוור שגרתי, אנחנו ממליצים לייצר קונספט שמשנה את פני המקום.

השוואת סגנונות לאירוע חברה בתוך המשרד

לשנות את התדר: תאורה, בנייה והלבשת החלל

הסוד של AllPlaces הוא באשליה הוויזואלית. העובד שלכם רגיל לראות את מכונת הצילום ואת עמדת הקבלה. המטרה שלנו היא שהוא ייכנס למשרד וישאל את עצמו "איפה אני נמצא?". אנחנו מקימים עמדות בר 360 מעלות באמצע הקפיטריה, משתמשים בתאורת שטיפה (Uplighting) שצובעת את הקירות בצבעי המותג שלכם, ומעלימים אזורים פחות "סקסיים" באמצעות וילונאות קטיפה ומחיצות דקורטיביות.

שאלות שמנהלי משאבי אנוש ורווחה שואלים אותנו

המשרד שלנו קטן מדי לכל העובדים יחד, איך אפשר לחגוג שם? זו בעיה נפוצה שאנחנו פותרים בעזרת "אירוע מתגלגל" או חלוקה חכמה. אפשר לפצל את האירוע למספר מתחמים או קומות (אם יש), להפוך מסדרונות רחבים לשדרת קוקטיילים, או לקיים את האירוע במשמרות/סבבים של תוכן. לעתים נוכל גם להרחיב את שטח האירוע ללובי הבניין או לחניון (בכפוף לאישורים).

מה עושים עם ריחות של בישול שמסריחים את המשרד לימים שלמים? אנחנו לא מכניסים טיגונים עמוקים או בישול כבד לתוך קומת המשרדים. ההפקה שלנו מבוססת על מנות פרימיום מוקפדות שדורשות "חימום נקי" בלבד (Cold Kitchens) או עמדות הרכבה טריות. במידה ויש צורך בעמדות חמות, נמקם אותן רק באזורים עם ונטילציה חזקה או במרפסות חיצוניות.

האם ביטוח המבנה הרגיל שלנו מכסה אירוע מרובה משתתפים עם אלכוהול? ברוב המוחלט של המקרים – לא. ביטוח עסק סטנדרטי אינו מכסה אירועי הפקה חיצוניים. כחלק מהמעטפת של AllPlaces, אנחנו מגיעים עם פוליסת ביטוח צד ג' וביטוח הפקות מקיף שמכסה את כל הספקים, הציוד והמשתתפים באירוע, כדי לתת לכם וליועצים המשפטיים שלכם שקט נפשי מלא.

מוכנים להסתכל על המשרד שלכם מזווית קצת אחרת?

להפיק אירוע איכותי בתוך הבית זו אמנות של איזונים. זה דורש יצירתיות של מעצבים יחד עם קפדנות של מנהלי פרויקטים. במקום לשבור את הראש על פתרונות לוגיסטיים, תנו לנו להפוך את האופן-ספייס שלכם למקום שכולם ידברו עליו מחר בבוקר.

נשמח לקפוץ אליכם לקפה (ולסיור קבלנים קצר), לבחון את הפוטנציאל של החלל ולבנות יחד את החוויה הבאה של הצוות שלכם. מתי נוח לכם שניפגש?