אירוע פתיחת שנה לעובדים (Kick-Off): איך הופכים מצגת יבשה לאירוע שמשנה את כללי המשחק

אירוע פתיחת שנה לעובדים הוא כלי ניהולי שנועד לסנכרן את הצוות ליעדי השנה החדשה, לייצר מוטיבציה ולשקף את עוצמת הארגון. ב-AllPlaces אנחנו לוקחים את הקונספט של "קיק-אוף" והופכים אותו לאירוע עסקי שמשלב תוכן מקצועי בסטנדרט של כנסי טק בינלאומיים יחד עם חוויית בילוי בלתי נשכחת, הרחק מהאולמות הבנאליים ומהרמות הכוסית במטבחון של המשרד.

נקודות מפתח

• מעבר להרמת כוסית: הבדל תהומי בין אירוע "Happy Hour" קליל לאירוע עסקי אסטרטגי שדורש תכנון תוכן, במות (Plenum) ותשתיות מולטימדיה מתקדמות.

• בחירת חלל דואלי: איתור לוקיישנים לא קונבנציונליים שיודעים להכיל קשב וריכוז בשלב המצגות, ולהפוך למועדון סוער מיד לאחריו.

• אמנות ה-Changeover: ניהול לוגיסטי מהיר בשטח כדי לשנות את פני האולם (תאורה, ריהוט, ברים) בזמן שהקהל בהפסקה.

• הפקת תוכן (AV): סנכרון מערכות הגברה, מסכי לדים ענקיים ותאורת שטיפה שגורמים לכל מנכ"ל להיראות כמו בהרצאת TED.

ההבדל הדק (והיקר) בין הרמת כוסית לאירוע עסקי של פתיחת שנה

בואו נדבר תכלס. להזמין מגשי סושי, לפתוח כמה בקבוקי קאווה ולהגיד "שתהיה שנה מוצלחת" זו הרמת כוסית. זה נחמד, זה סוגר פינה, אבל זה לא אירוע פתיחת שנה. קיק-אוף אמיתי מטרתו לייצר תהודה (Impact) – הוא נועד להסביר לאן הספינה שטה ב-12 החודשים הקרובים, להציג יעדים ולגרום לעובד להרגיש שהוא חלק ממשהו גדול.

כשאתם מפיקים אירוע עסקי כזה, הציפיות של העובדים בשמיים. הם מצפים לראות את ההנהלה במיטבה, הם מצפים לאוכל שיפתיע אותם, והם בעיקר מצפים שלא ישעממו אותם. ב-AllPlaces, אנחנו מבינים שהאתגר הגדול ביותר הוא לשמור על רמת אנרגיה גבוהה לאורך כל היום, ולמנוע את הנפילה המוכרת שקורית אחרי שעת ההרצאות.

הלוקיישן עושה את ההבדל: איפה מקיימים קיק-אוף מנצח?

הבעיה עם רוב אולמות הכנסים היא שהם מרגישים… כמו אולמות כנסים. שטיחים מקיר לקיר, תאורת פלורסנט ואווירה שיותר מתאימה לוועד עובדים מאשר לחברת הייטק בועטת. הפתרון שלנו הוא לקחת חללים "גולמיים" או לוקיישנים נסתרים ולהלביש אותם מאפס.

כדי שהאירוע יצליח, הלוקיישן חייב לאפשר זרימת קהל (Flow) מושלמת בין אזור המינגלינג, אזור הישיבה המרכזי למצגות, ורחבת הריקודים.

חלופות מתאר לאירוע פתיחת שנה ארגוני

איך מעבירים הילוך מ"ביזנס" ל"פלז'ר"?

הקסם האמיתי של הפקת אירוע פתיחת שנה קורה ברגע שהמנכ"ל יורד מהבמה. זה הרגע שבו צריך "לשבור דיסטנס" ולעבור לחלק האמנותי או למסיבה.

השיטה שלנו ב-AllPlaces מבוססת על טכניקת ה-Changeover (החלפת סט-אפ מהירה). אנחנו לא גורמים לאנשים לצאת החוצה ולחכות. במקום זאת, אנחנו משתמשים במשחקי תאורה חכמים – תאורת השטיפה הרכה שהאירה את הדוברים מתחלפת בלחיצת כפתור לתאורת מועדונים רובוטית (Moving Heads). במקביל, קירות מדומים (Trusses) שהסתירו את הברים המרכזיים זזים או נופלים, והדי-ג'יי מתחיל לנגן בדיוק כששקופית הסיום מופיעה על מסך הלד. המעבר החד הזה מקפיץ את האדרנלין ומוחק את העייפות של שלב הנאומים.

שאלות שמנהלי משאבי אנוש שואלים אותנו לפני הקיק-אוף

כמה זמן מראש צריך להתחיל לתכנן אירוע פתיחת שנה? החודשים ינואר ופברואר הם עמוסים בצורה חריגה בתעשיית האירועים העסקיים. כדי להבטיח את הלוקיישנים הכי מיוחדים בעיר (אלו שלא פתוחים לקהל הרחב), אנחנו ממליצים לשריין תאריך ולהתחיל את תהליך הפיצוח לפחות חודשיים וחצי עד שלושה חודשים מראש. מי שמחכה לדצמבר נשאר עם אולמות האירועים הסטנדרטיים.

איך מוודאים שהעובדים לא מנקרים בזמן המצגות העסקיות? אנחנו מתערבים לא רק בלוגיסטיקה, אלא גם במסגרת התוכן. חוק הברזל שלנו: אף דובר לא עולה ליותר מ-15 דקות (סגנון TED). אנחנו משלבים סרטוני מעבר קצביים, משתמשים במנחה חיצוני מקצועי או בסטנדאפיסט שזורק פאנצ'ים בין הדוברים כדי לאתחל את הקשב, ומוודאים שהסאונד בחלל פועל בצורה נקייה ומרחבית שמונעת עייפות אוזניים (Ear Fatigue).

האם אפשר להפיק אירוע קיק-אוף במשרדי החברה כדי לחסוך תקציב? בהחלט, זה מודל שנקרא "Town Hall". אבל כדי שזה לא ירגיש כמו עוד ישיבת צוות ארוכה, המשרד חייב לעבור טרנספורמציה. אנחנו מגיעים יום לפני, מפרקים את האופן-ספייס, בונים במת דוברים בקפיטריה, משלבים מסכי ענק ותאורה, ומביאים קייטרינג שף שמשנה את הריח באוויר. החיסכון על הלוקיישן החיצוני מאפשר לנו להשקיע יותר באוכל ובאלכוהול ברמה הגבוהה ביותר.

בואו נתכנן את היריית פתיחה שלכם

אירוע פתיחת שנה שמתוכנן נכון הוא ההשקעה הטובה ביותר שאתם יכולים לעשות בצוות שלכם. זה הרגע שבו כולם מסתכלים קדימה, יחד. במקום לשבור את הראש על חלוקת זמנים, בחירת מסכים ותיאום ספקים, תנו לנו להרכיב עבורכם הפקה שתרעיד את האדמה (בקטע טוב).

בואו ניפגש לפגישת פיצוח קצרה. נשמע מה היעדים שלכם לשנה הקרובה, נציג לכם כמה לוקיישנים סודיים שיתאימו בדיוק לאופי של החברה, ונתחיל לעבוד.

חגיגות השנה החדשה תמיד מרגשות, מהנות וממלאות אנרגיה – איך עושים אותם?

אז רגע לאחר שהשנה מסתיימת אתם יושבים במשרד וחושבים על הדרכים השונות לגרום לשנה הקרובה, להיות מיוחדת יותר, מוצלחות יותר ומהנה יותר לעובדים מהשנה הקודמת.

אחת הדרכים הנכונות היא לתכנן את אירועי התרבות, הפנאי, הגיבוש וערבי החברה באמצעות תכנון שנתי. הגדרת תקציבים בהתאם לאירועים השונים שאתם תרצו ליצור עבור העובדים שלכם.

תמיד נחמד להתחיל את השנה באירוע פתיחת שנה שכולם ידברו עליו, בין עם מדובר על אירוע פתיחת שנה במשרדי החברה או ערב חברה בחלל בוטיק מעוצב הרעיון המרכזי ליצור רף ציפיות מגובה ביעדים שיגרום לעובדים להוציא יותר מעצמם במהלך השנה הקרובה. או בחגיגות מסורתיות של חג החנוכה או חג הקריסמיס במשרד. הרבה חברות בוחרות לחגוג ביחד עם העובדים את השנה החדשה ולספור ביחד אחורה קצת לפני חצות. יש חברות שבחורות לחגוג את השנה החדשה בקונספט חדש כל שנה לפי נושא מסוים, לפי הנושא נבחרת התפאורה והלבוש של העובדים, המשפחות והחברים שלהם שמגיעים למסיבה השנתית, כיף גדול וגיבוש איכותי לעובדים.

אם כבר "הפיי-האור״ Happy hour אז בואו נעשה את זה בגדול

תמיד נחמד לקיים אירוע מגבש ומהנה במשרדי החברה. להכניס קצת עניין להוציא את העובדים מהשגרה לפנק באוכל טעים משקאות ומוזיקה טובה. במידה והחלטתם ללכת על אירוע במשרדי החברה בתור האירוע שהולך לפתוח את השנה שלכם אתם חייבים לעשות משהו גדול יותר, מרשים יותר, משהו שיגרום לכל העובדים לדבר עליו.

להקות חיות, תפאורה, עמדות צילום, עיצוב חלל ומזכרות ומתנות שיגרמו לעובדים לשבח אתכם. הרעיון באירוע במשרדי החברה שבגלל שאף אחד לא מצפה לה היכולות שלכם ליצור סיפור בלתי נשכחת גדלה בצורה משמעותית.

ערב שנה חדשה מלאת אתגרים ויעדים

במידה והתקציב מאפשר לכם ליצור חוויה טובה לעובדים שלכם, הבחירה בחלל אורבני מודרני או עתיק יכולה לשדר הרבה על הציפיות שלכם מהעובדים והיעדים שאתם מכתיבים להם לשנה הקרובה. טרנד אירוח לקוחות על גגות ובחללים שממוקמים במגדלי עסקים הפך למשהו בשגרה שעוזר לייצר תחושת התפעלות. הגדרת יעדים יחד עם אורחת ערב טובה ומופע שיוכל להשאיר רושם חיובי ומהנה יגרמו לפתיחת השנה שלכם להיות מוצלחת מושקעת ומכוונת מטרה.

מה הם המרכיבים החשובים בכל פתיחת שנה שחשוב ליצור?

אוכל ובר מפנקים – בין אם מדובר על קוקטיילים חמים וקינוחים מעוצבים תיצרו מנת דגל שלא תצא מהראש של העובדים שלכם. מעבר לתמונות שלא יפסקו להציף את האינסנגרם יצרתם עבורם סיפור וחוויה טעימה שתישאר אתם בזיכרון לאורך כל השנה.

מיתוג, עיצוב, תפאורה וקונספט – חשוב להקפיד על מכלול טוב לאורחים. מיתוג צבעוני, הגדרת קונספט מרשים בחלל, שימוש בתפאורה במוקדים נחוצים כדי להכניס את האורחים לחוויה שונה ובלתי נשכחת לשנה הקרובה.

תוכן – כבר המון שנים מדברים על כך שהתוכן הוא  המלך. המפתח לאירוע שלכם ומה שיקבע את הצלחתו צריך להיות תוכן עם משמעות או תוכן שיוכל לתפוס קהל רחב ככול האפשר. להופעות חיות יש כוח רב ביצירת אנרגיה שבלתי אפשרי להתעלם ממנה. בחרו מופע טוב ומשם הדרך שלכם לפתיחת שנה נכונה מובטחת.

מתנות קטנות – תמיד חשוב להשאיר מזכרת קטנה. בין אם מדובר בעמדות צילום חדשות או מתנה ממותגת עם לוגו החברה חשוב להעניק לעובדים משהו שיגיד להם תודה על השנה שחלפה ומשהו שיראה להם שאכפת לכם מהם גם בשנה הקרובה.

אול-פלייסס תוכן איכותי מעולם האירועים, כל המידע על עולם האירועים במקום אחד. בבלוג תוכלו למצוא מידע על אירועים בנושאי: חתונות, ימי הולדת, בר מצוות ואירועים לחברות. אול-פלייסס מאחלת לכם המון מזל טוב, ומקווה שתמצאו את כל התשובות לשאלות שלכם.